★職務說明書-建立公司內部的百科全書   文˙洪嘉慧

從亨利・福特於1913年在福特汽車工廠所發展出世界上第一條流水裝備線(連續生產線、專業分工),直至今日王品企業的作業標準化、服務客製化以及「赤鬼牛排」的八百條SOP,莫不提及的都是關於各行各業的內部標準作業程序。

在這些成功的例子中,我們看到的是–使公司的制度與作業程序標準化,不僅在管理上更加有效率,甚至在產值上都能夠具有一定程度的水準,以製造業的話來說,提升了良率,當然也增加了競爭力!

就政府現行法規,每一種特定的產業都有專屬的標準作業程序,食品與藥品業的GMP標準、I-SO……等,都是為了使公司的運作更加順暢而訂定,而這也都在在說明「標準」對公司內部的管理和審核而言,是重要且急迫需要的。然而,除了事與物的管理,在管理階層更常面臨到更大的挑戰是「人」的管理,每位職員的管理、訓練,績效考核在組織運作中,相較於可受控制的機器、原物料……等因素,顯得更無法控制得多!

試想:當我們能夠在企業的內部,每一個部門、課、組都建立所謂的標準,將每一位職員在工作崗位上所進行的各項事務、操作細節、對應窗口逐一列表,建立屬於公司內部的百科全書,如此一來,不僅使管理階層的查核工作變得容易,也能夠輕鬆地化解招募新人時所欠缺的教育訓練問題。

藉由職務說明書的建立,管理者更能清楚得看出公司組織內部的人事編排與職務分配是否恰當,且能夠依照每項職務所需具備的不同能力給予適切的教育訓練,甚至能夠延伸到更多其他不同層面,重點是:它省去了管理者在檢視職員工作效率時的疑慮!您可以清楚地看出職員做了哪些工作、生產的效率與對組織所帶來的效益……等。因此,我們建議您為您的公司建立公司內部的百科全書–職務說明書,讓企業內部的每一個部門的工作技術可以延續下去!達到企業的最佳運作!